Nach der Präsentation unseres Konzeptes für das Gesundheitszentrums ging es direkt los. Vom ersten Tag an hatten wir viele Kunden und ordentlich zu tun. Einige wollten die verschiedenen Gesundheitsangebote einfach nur mal ausprobieren. Die Meisten jedoch haben direkt eine Kur oder ein größeres Leistungspaket gewählt.
Auch wenn der Ablauf des Gesundheitszentrums erst noch entwickelt und organisiert werden musste, verlief er erstaunlich reibungslos. Natürlich fehlte hier und da mal ein Stift oder ein Handtuch, aber in den seltenen Verzögerungen waren die Kunden überaus geduldig und wohlwollend entspannt.
Die schwierigste Aufgabe war es, die Termine auf die 3 Behandlungsräume zu verteilen und zeitlich zu koordinieren. Neben EInzelpersonen behandelten wir auch Paare, die natürlich zeitgleich oder direkt nacheinander eine Behandlung wünschten.
Glücklicherweise war ich nicht alllein, sondern hatte gleich zwei Mitarbeiterinen, die sich jeweils um einen Behandlungsraum kümmerten, sodass ich selber nur noch im dritten Raum behandeln brauchte.
Beide Frauen waren eine tolle Unterstützung und ihre Zusammenarbeit war von Anfang an sehr entspannt und hilfsbereit. Sie wurden schon vor meiner Ankunft im Paraiso Verde entsprechend fachlich geschult. In den ersten Tagen wiederholten wir nur noch die praktische Handhabung, damit die Handgriffe sitzen.
Neben dem täglichen Arbeitsablauf musste ich noch die fehlenden Bereiche des Gesundheitszentrums aufbauen. Denn außer den Räumen, den Bettbezügen und der für die Behandlungen nötigen Apparate und Zubehör war nichts vorhanden.
Ein Beispiel: Der Andrang vom ersten Tag an war hoch. Die Behandlungsräume waren nicht in einem Gebäude, sondern mehrere Gehminuten voneinander verteilt. Es war wichtig sicherzustellen, dass neue Kundentermine auf freie Kapazitäten verteilt werden und keine Doppelbelegungen entstehen. Es war wichtig, die Mitarbeiterinen zu informieren, wann und welcher Kunde zur nächsten Behandlung kommt. Eine schnelle Erreichbarkeit war wichtig, um die Mitarbeiterinen zu informieren, wenn kurzfristig ein Termin abgesagt oder eingefügt wird, oder wenn Material nachbeschafft werden muss, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und Wartezeiten von Kunden zu vermeiden. Unter allen Umständen wollte ich sicherstellen, dass ein Kunde seinen Termin wahrnehmen kann und seinen Termin nicht verschieben muss.
Mit Zetteln oder Telefonaten wäre eine erfolgreiche Koordination mit den Mitarbeiterinen unmöglich. Also baute ich neben der täglichen Arbeit ein Zeitmanagementsystem und ein Reservierungssystem auf, mit dem ich in der Lage war, nach freien Terminen zu schauen, alle Kurtermine mit dem Kunden abzusprechen und die Termine sofort in ein zentrales System einzuspeisen. Alle Eintragungen und Änderungen konnten die Mitarbeiterinen live einsehen und sich entsprechend darauf einrichten. Und ich hatte stets einen Gesamtüberblick über die Auslastung der Räume und alle durchgeführten und geplanten Leistungen.
Als zweites Beispiel bin ich dabei ein´Kassen- und Rechnungssystem aufzubauen, dass auf die Daten des zentralen Buchungssystem zugreifen kann und auf Knopfdruck alle Leistungen für einen Kunden auflistet. Tabellen und statistische Auswertungen sollen mir helfen, betriebswirtschaftlich sauber das Gesundheitszentrum zu leiten und Rapport zu leisten.
Mein jetziges System erfüllt momentan nur die wichtigsten Funktionen für den operativen Ablauf. In den nächsten Wochen wird das System weiter ausgebaut. Ich habe schon sehr viele Ideen für Erweiterungen.
Als letztes Beispiel möchte ich nennen, dass auch noch der Webseite-Auftritt erstellt werden will, sowie Werbematerial, Preislistem, Plakate, Handouts, Flyer, Analyse-Bögen designed und gedruckt und und und.
Ich habe also noch sehr viel vorzubereiten. Aber ich bin sehr stolz darauf, dass der Start im Paraiso Verde von Anfang so gut verlief. Und ich bin dankbar, dass ich mit den beiden Damen von Tag 1 an eine große Hilfe bekommen habe.
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